E-Mail-Archivierung - Ab dem 01.01.2017 Pflicht

[Whiley]

Mit dem 31.12.2016 endet die Übergangsfrist bzgl Archivierung von E-Mails nach der GoBD.

 

Ab dem 1.1.2017 müssen alle ausgehenden und eingehenden E-Mails aufbewahrt, und archiviert werden, die Daten müssen unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein!

 

Email-Archivierungspflicht-Schonfrist endet

 

Dies gilt z.B. auch für alle Status-Meldungen aus dem Shop heraus, die ein Kunde bekommt!

 

Grüsse

Whiley

[eleazar]

Na, nun mach mal nicht die Pferde scheu. Diese z.T. absurden und vor allem teuren Verordnungen sind auch so schon schlimm vor allem für kleinere Unternehmen. Aber die GoBD erfordert die Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen gemäß § 146 Absatz 4 AO. Ich wüsste jetzt nicht, was an einer Statusänderung steuerlich relevant sein soll.

 

Betroffen sind erstmal

- bilanzierende Steuerpflichtige (GewinneinErmittlung nach § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG) und

- Einnahme-Überschuss-Rechner (Gewinnermittlung nach Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG), "soweit diese ihre unternehmerische Prozesse IT-gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form nachkommen".

 

Zur Frage, was alles steuerlich relevant und wie aufzubewahren ist, sollte man dann wohl einen auf diesem Gebiet sachkundigen Steuerberater fragen.

[Whiley]

 

Aber die GoBD erfordert die Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen gemäß § 146 Absatz 4 AO.

Schön wäre es. Die Aufbewahrungspflicht ist viel weiter gefaßt.

In der Mitteilung des Bundesministeriums für Finanzen heißt es dazu:

 

"Aufbewahrung von Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und von solchen

Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteue-

rung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind

 

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis

und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind"

 

Es gilt also auch die Archivierungspflicht für Handelsbriefe nach § 238 II HBG. Alle Mails die an Kunden innerhalb eines Geschäftsablaufs heraus gehen sind per Definition "Handels- und Geschäftsbriefe" (Da gibts viele Urteile wegen der Pflichtangaben...)

 

 

Betroffen sind erstmal

- bilanzierende Steuerpflichtige (GewinneinErmittlung nach § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG) und

- Einnahme-Überschuss-Rechner (Gewinnermittlung nach Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG), "soweit diese ihre unternehmerische Prozesse IT-

gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form nachkommen".

 

Von der Archivierungspflicht für Handelsbriefe nach § 238 betroffen ist jeder "Kaufmann"; die Definition dafür ergibt sich aus § 1 HGB:

"(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert."

Dies trifft also auf jeden Online-Shop-Betreiber zu.

 

Weiterer Link:

https://blog.felix1.de/buchhaltungstipps/die-5-beliebtesten-irrtumer-zu-den-gobd/

 

 

Die Frage ist wie man mit möglichst geringem Aufwand die Vorgaben aus der GoBD erfüllen kann.

 

Erster Ansatzpunkt wäre.

1.) Umstellen auf IMAP damit alle eingehenden und vor allem alle ausgehenden normalen E-Mails zentral gespeichert sind.

2.) Shop-Mails als Kopie (realisierbar) auf diesen IMAP-Server (nein nicht direkt ans Finanzamt ) senden  (speziell als Archivierungs-Kopie gekennzeichnet).

3. In festem Intervall Sicherungen durchführen und archivieren.

    (ev kommerzielle Lösungen wie z.B. mailstore prüfen)

4.) Nach 6/10 Jahren Archive löschen wegen Datenschutz.

 

Grüsse

Whiley

[distrax]

Hat dies denn schon irgendwer realisiert? Und wenn ja wie?

 

Bei Kopien ins IMAP Fach sehe ich allerdings meine Probleme, denn dort ist die Mail ja doch "veränderbar".

 

LG distrax

[eleazar]

Eben! Und deshalb werde ich auch nichts dergleichen tun. Ich bleibe bei meiner oben geäußerten Rechtsauffassung. Nicht mal die Mail, mit der eine Rechnung versandt wird, ist steuerlich relevant und kann getrost gelöscht werden. Briefumschläge archiviert man ja auch nicht.

[distrax]

Ich weiß nicht, ich glaube so einfach lala drüber wegsehen kann man nicht.

Und die Ansprüche daran klingen nach einem von Mailstore und Konsorten gesponsorten Gesetz.

Die Frage ist nur, wie kann ich das realisieren?

Gibt es eine Möglichkeit (ein Modul?), dass jede, egal von welchen Modul erstellte Shopmail kopiert wird?

[eleazar]

Die GoBD macht nichts anderes als die GoBS und die GDPDU zusammenzuführen. Die Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums zur Definition eines elektronischen Geschäftsbriefes verlieren deshalb nicht ihre Gültigkeit:

"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. Nach den GoBS (Abschnitt VIII. ‚Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen’) sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

Hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit ist jedoch nicht entscheidend, ob die per E-Mail übermittelten Daten automatisiert Eingang in das verwendete Buchhaltungssystem gefunden haben oder im betrieblichen DV-System Importfunktionen zur Übernahme von steuerlich relevanten Daten aus dem Textkörper von E-Mails oder angehängter Dateien vorhanden sind. Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die steuerlich relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.

E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden.“

 

Das BFM bekräftigt sogar: "Durch die GoBD tritt keine Änderung der materiellen Rechtslage beziehungsweise der Verwaltungsauffassung ein.

(...)

Die gesetzlichen Regelungen zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung sind seit Jahrzehnten unverändert. Auch die Ordnungsvorschriften der §§ 145 und 147 AO sind im Wesentlichen unverändert geblieben. Neu ist seit 2002 das Datenzugriffsrecht und damit zusammenhängend das Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit. Bei den GoBD handelt es sich um ein BMF-Schreiben, welches – entsprechend seinem Rechtscharakter als Verwaltungsanweisung – die steuerlichen Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung konkret beschreibt."

(http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2015/04/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-2-steuerliche-buchfuehrungs-und-aufzeichnungspflichten.html)

[Whiley]

@eleazar

Rainer, die Pflicht zur Archivierung ergibt sich eben nicht nur aus den von dir zitierten "steuerlichen Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung " sondern u.A. aus der AO und dem HGB.

 

Ich zitiere mal  - entgegen meinen sonstigen Postgewohnheiten - einen etwas längeren Beitrag. Der Beitag stammt von Dr. jur. Jens Bücking, Fachbuchautor im IT-Recht und Lehrbeauftragter an der Hochschule für Technik in Stuttgart:

Auch bei seinem Beitrag kommt der Satz "E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden" aber ...

 

...Häufig dürfte es so sein, dass Unternehmen den Bereich der Compliance auf Steuerfragen, also auf Revision und Betriebsprüfung vereinfachen. Dabei wird aber übersehen, dass die Information und deren jederzeitige Verfügbarkeit heute die wichtigste betriebliche Ressource im Unternehmen darstellt und ihr dabei – über alle steuerlichen Sanktionsinstrumente hinaus – das Risiko einer wesentlich gefahrenträchtigeren Haftungsquelle innewohnt.

 

E-Mail ist also ein ganz wesentlicher Bestandteil des betriebsinternen Informationsmanagements. Als so genannte „Handelsbriefe“ unterliegen E-Mails schon von Gesetzes wegen der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht des Handelsgesetzbuchs (bzw. in bestimmten Sonderbereichen entsprechenden spezialgesetzlichen Aufbewahrungsnormen). In selteneren Fällen können E-Mails und deren Attachements darüber hinaus steuerrelevant sein. Insbesondere ist hierbei an die Fälle der elektronischen Fakturierung (§ 14 UStG), an die elektronische Belegeverwaltung, Spesen- und Reisekostenabrechnung oder – nach Auffassung des Bundesfinanz-ministeriums – sogar an steuerrelevante Vertragsgestaltungen zu denken. Folge: Neben der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung und den GOBS (Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sind überdies die seit 2002 in Kraft stehenden GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen mit dem dortigen Erfordernis der wahlfreien maschinellen Auswertbarkeit) einschlägig und vom Steuerpflichtigen zu beachten. Jenseits der in den GDPdU geforderten maschinellen Auswertbarkeit sind in Bezug auf die Aufbewahrungsart jedoch die GoBS die maßgebliche Vorschrift, insoweit es sich bei E-Mails um originär digitale Unterlagen handelt. Demnach ist die elektronische Post durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu archivieren und mit einem unveränderbarem Index zu versehen. Für die elektronische Aufbewahrung unter GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei entscheidend, ob die E-Mail selbst steuerrelevante Informationen beinhaltet oder ob sie nur das Trägermedium für eine steuerrelevante Information repräsentiert. Im Kontext der digitalen Außenprüfung geht es also bei der Aufbewahrungspflicht von E-Mails mit steuerlicher Relevanz darum, mittels Recherche auf solche E-Mails lesend zuzugreifen, die einen steuerrelevanten Inhalt besitzen, und die gegebenenfalls diesen E-Mails beigefügten Attachments lesen bzw. auswerten zu können.

 

E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden. Entscheidet sich das Unternehmen jedoch für die umfassende elektronische Archivierung seiner Geschäftspost, bspw. aus Gründen der Praktikabilität, des internen Wissensmanagements und des schnelleren Zugriffs, verzichtet es also auf die klassische Papierarchivierung, so sind wiederum die strengen Anforderungen des § 257 HGB und der GoBS zu beachten. Daher gilt: Wer elektronisch archiviert, der muss dies auch richtig tun. Ein Konglomerat aus Papierarchiv und elektronischem Archiv genügt diesen Anforderungen nicht.

 

Im Zwischenbefund ist mithin festzuhalten, dass auch außerhalb aller steuerrechtlichen Aspekte geschäftsrelevante E-Mails regelmäßig für die Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in das der via E-Mail dokumentierte Geschäftsvorfall fällt, in vollständiger Form, sachlich richtig, nachvollziehbar, unveränderbar sowie sicher und vertraulich aufzubewahren sein werden, wobei dazuihre jederzeitige Verfügbarkeit gewährleistet sein muss.

......

Quelle:https://www.kanzlei.de/archiv/5mailgebote-htm

 

Im Zwischenbefund ist mithin festzuhalten, dass auch außerhalb aller steuerrechtlichen Aspekte geschäftsrelevante E-Mails regelmäßig für die Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in das der via E-Mail dokumentierte Geschäftsvorfall fällt, in vollständiger Form, sachlich richtig, nachvollziehbar, unveränderbar sowie sicher und vertraulich aufzubewahren sein werden, wobei dazu ihre jederzeitige Verfügbarkeit gewährleistet sein muss.

-----------------------------------

 

 

@distrax

Aufmerksam geworden auf diese Thema bin ich durch den Auftrag eines Kunden (Kleineres Produktions-Unternehmen,  das u.a. auch einen Online-Shop betreibt, den wir betreuen. Die Firma wurde durch ihren Unternehmensberater (Anwalt- u. Steuerbüro) auf die geänderte Rechtslage hingewiesen. Wir sollen nun ein Archivierungssystem gesetzeskonform einrichten. Bei der Recherche fiel auf, daß in anderen Shopsystem-Foren dieses Thema - auch mit Lösungsansätzen - bereits durchdiskutiert worden war. Die häufigst genannten Lösungen zielen auf  "mailstore".

 

Ich habe jetzt versuchsweise mal bei uns in der Agentur um das ganze zu testen folgendes gemacht:

1. Pop3 Email-Konten in imap umgewandelt

2. Mitarbeiteranweisung (mit Einweisung) welche Emails wann gelöscht und welche Emails wann in einen zentralen Archiv-Ordner geschoben werden müssen (Fehleranfällig?).

3. Testweise die Open Source Lösung benno-mailarchiv (die Community Edition) installiert (nach deren Angaben allerdings nicht gesetzeskonform? mal schauen! Die Kaufversion scheint auch günstig zu sein)

 

Ich denke, in ein paar Tagen habe ich neue Erkenntnisse.

 

Grüsse

Whiley

[eleazar]

Du, Jörg, ich glaube, wir reden aneinander vorbei.

Du bringst Belege dafür, was Unternehmen, die sich für die umfassende elektronische Archivierung von Geschäftsvorfällen entschieden haben, zu beachten haben. Das bestreite ich doch gar nicht. Aber wer optiert denn hier für dieses Verfahren? Die meisten PrestaShops vermutlich nicht!

Ich rede von Dingen, die für eine eventuelle Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu beachten sind, wenn man eben kein Großbetrieb ist und sehr wohl seine Akten für die Steuer auf herkömmliche Weise bestückt. Aus der Erfahrung von mittlerweile mehreren Prüfungen kann ich dir versichern, dass sich die Prüfer zwar auf elektronisch archivierte Kassenbelege und den Vergleich der Ein- und Ausgangsrechnungen mit den ebenfalls elektronisch übermittelten Werten der Firanzbuchhaltung stürzen und diese penibel auf Plausibilität prüfen, sich aber für irgendwelche Mails nicht die Bohne interessieren.

Jeder, der sich hier unsicher ist, sollte am besten seinen Steuerberater fragen, ob sich für ihn seit dem 1.1.2017 etwas geändert hat.

[Whiley]

 

Du bringst Belege dafür, was Unternehmen, die sich für die umfassende elektronische Archivierung von Geschäftsvorfällen entschieden haben, zu beachten haben. Das bestreite ich doch gar nicht. Aber wer optiert denn hier für dieses Verfahren? Die meisten PrestaShops vermutlich nicht!

 

Nö Rainer, das betrifft eben alle Shop-Betreiber (ev. Kleingewerbetreibende ausgenommen  wegen $1 HGB, nicht zu verwechseln mit der Kleinunternehmerregelung).

Das BFM hat es doch ausführlich erläutert, erklärt, dargestell ... LINK

 

Da die Übergangsfrist erst vor ein paar Tagen abgelaufen ist, ist klar daß sich die Prüfer bisher nicht für das Thema interessiert haben.

 

Für alle die sich weiter informieren wollen hier ein paar Links zum Thema:

 

http://www.recht-im-internet.de/themen/archivierung.htm

 

https://www.leipzig.ihk.de/mediathek/Aufbewahrung%20und%20Archivierung%20betrieblicher%20E-Mails.pdf

 

http://www.computerwoche.de/a/7-mythen-ueber-die-e-mail-archivierung,2363061

 

https://matic-tec.de/blog/interessantes/47-e-mail-archivierung-ab-dem-01-01-2017-endet-die-gesetzliche-schonfrist

 

https://www.netgrow.de/gobd-ab-01-01-2017-e-mail-archivierung-wird-pflicht/

 

http://www.business-wissen.de/artikel/e-mails-gesetzliche-vorgaben-fuer-die-e-mail-archivierung/

 

https://www.heinlein-support.de/sites/default/files/die-pflicht-zur-revisionssicheren-e-mail-archivierung.pdf

 

....

[Whiley]

Ich weiß nicht, ich glaube so einfach lala drüber wegsehen kann man nicht.

Und die Ansprüche daran klingen nach einem von Mailstore und Konsorten gesponsorten Gesetz.

 

Die Frage ist nur, wie kann ich das realisieren?

Gibt es eine Möglichkeit (ein Modul?), dass jede, egal von welchen Modul erstellte Shopmail kopiert wird?

 

Ich habe jetzt mal die send-function in der /classes/Mail.php manipuliert, indem ich für bcc eine feste (archivierungs)email-adresse eingegeben habe und das scheint zu funktionieren. Alle vom System an den Kunden generierten Mails habe ich zusätzlich bekommen.

 

Folgendes ist zu tun:

in den Ordner

override/classes eine Datei mit dem Namen Mail.php erstellen mit folgendem Inhalt:

 

<?php

class Mail extends MailCore

{

    public static function Send($id_lang, $template, $subject, $template_vars, $to,

        $to_name = null, $from = null, $from_name = null, $file_attachment = null, $mode_smtp = null,

        $template_path = _PS_MAIL_DIR_, $die = false, $id_shop = null, $bcc = null, $reply_to = null)

    {

/* Hier die feste Zieladresse für die Email-Kopien eingeben*/

        $bcc = '[email protected]';

 

        return parent::Send($id_lang, $template, $subject, $template_vars, $to,

            $to_name, $from, $from_name, $file_attachment, $mode_smtp, $template_path, $die, $id_shop, $bcc, $reply_to);

    }

 

}

 

[email protected] mit einer echten email-Adresse ersetzen

Dann noch im Ordner

/cache/  die Datei class_index.php löschen.

 

Vielleicht könnte jemand ein Feedback dazu geben.

 

Grüsse

Whiley

[eleazar]

Du hast mich zwar nicht überzeugt, Jörg. Aber nehmen wir mal an, du hättest recht. Dann würde dein Vorschlag lediglich eine Kopie erzeugen, die nach deiner eigenen Interpretation der GoDB unzulässig ist, weil eben nicht das Original archiviert wird. Denn der Empfänger der Mail wäre abweichend der Shopbesitzer. Hier ist es analog zu einer Rechnung, die ausschließlich per Mail versandt wird - nur die an die Mail angehängte gilt als Original, nicht aber der Ausdruck.

[Whiley]

Oh, verd ...

da habe ich das die letzten Jahre immer falsch gemacht, wir haben unsere (Papier-) Rechnungen immer im Original an den Kunden geschickt und nur eine Kopie (sogar ohne Briefkopf) abgeheftet.

 

Aber Spaß beiseite.

Rainer, nun sind wir ja doch mal einer Meinung :

 

Hier ist es analog zu einer Rechnung, die ausschließlich per Mail versandt wird - nur die an die Mail angehängte gilt als Original, nicht aber der Ausdruck.

Wenn eine Rechnung als PDF versand wird muß die PDF-Datei schon bisher (beim Enmpfänger) archiviert werden, ein Ausdruck und Abheften ist nicht zulässig - ich bin überzeugt, daß das noch vielfach aus Unwissenheit falsch gemacht wird.

 

Allerdings schreibt der Gesetzgeber das elektronische Format einer Rechnung oder eines anderen Geschäftsdokuments ncht vor, wenn ich also meine Rechnung (oder ein anders Geschäftsdokument) per email-Text (ascii, utf8, html) verschicke, was ist dann das Original? Für den Empfänger wohl die in seinem Postfach eingegangenen Daten ev auch die Interpretation der Daten auf dem Bildschirm des Empfängers?

Natürlich gibt es bei einer Mail kein echtes Original (was sollte das sein, utf8 code beim Erstellen, Binär-Datenpakete bei der Übertragung, Ablage auf dem Empfängerserver, dargestellte Dateninterpretation auf dem Bildschirm des Kunden /mit Kopfzeilen/ohne Kopfzeilen, Ausdruck beim Kunden, Ausdruck bei mir...)

 

Auch bei der bisherigen Papierablage hat der Prüfer die abgelegten Kopien angeschaut (und im Zweifel wohl Querprüfungen beim Kunden gemacht)

Entscheidend ist doch,daß das was der Kunde hat, identisch ist mit dem was der Verkäufer hat - oder daß zumindest die Ausgangsinformationen die gleichen sind.

 

Aber Rainer,  wir beschäftigen uns ja hier primär mit der Versenderseite, mich würde mal interessieren, wie du das handhabst (unterstellt, dein Shop verschickt Rechnungen als PDF) mit der Archivierung dann ja steuerlich relevanter Datendokumente (Rechnung) in Hinblick auf Unveränderbarkeit, Auffindbarkeit und stetige Zugriffsmöglichkeit?

 

Die o.a. Codemanipulation kann ich dokumentieren (wenns sein muß ausdrucken und abheften) und damit - zumindest prima facie - beweisen, daß die Daten, die ich an den Kunden geschickt habe(einschließlich PDF-Anhängen) identisch sind mit den Daten, die ich gleichzeitig an meinen Archiv-Server geschickt habe.

 

Etwa vergleichbar mit dem Ausdruckvorgang bei der Papierlösung, bei der ich zum Beispiel die Daten auf den Drucker schicke und ich kurz hintereinander zwei/drei Exemplare erhalte (Original, Kopie?) und bei denen zunächst einmal Gleichheit unterstellt werden kann.

 

Ev müßte man noch über Zeitstempel und Prüfsumme nachdenken.

[eleazar]

Das Problem stellt sich bei uns nicht wirklich.

Ausgangsrechnungen gehen nur auf besondere Anfrage als PDF raus, die Sendungen an die Kunden enthalten tatsächlich noch eine beigefügte Rechnung. Mehr als 50% aller Käufe gehen sowieso auf Rechnung, der Rest via Vorkasse (vor allem Paypal).

Und wenn es sich nicht gerade um Büromaterialbestellungen handelt, so kommen die Lieferantenlieferungen in aller Regel mit beigelegter Papier-Rechnung. Das gilt für Europa (französische Firmen z.B. würde doch nicht "hochsensible Daten" wie ihre Bankverbindung einer unsicheren E-Mail anvertrauen. ), erst recht aber für das außereuropäische Ausland. Wenn die Ware nicht gerade über FedEx kommt, die selbst die Zollgebühren kassieren, dann muss sie ja sowieso durch den Zoll. Wenn dann der Sendung keine Rechnung beiliegen würde, dann würde der Warenwert geschätzt - und das kann dann u.U. richtig teuer werden.

 

Ich weiß sowieso nicht, wer auf die naive Idee gekommen ist, PDF-Dokumente ließen sich nicht beliebig ändern. Als rechtsicheres Speicherformat eignen sie sich doch nun wirklich nicht! Und solange niemand auf die Idee kommt, jede online übersandte Rechnung mit einem Prüfsiegel zu versehen, kann der durchschnittliche Rechnungsprüfer doch sowieso nicht erkennen, ob die mit Laser ausgedruckte Eingangsrechnung ein eigener Ausdruck ist oder das Original.

 

Eigentlich müssten kleinere Online-Shops die Neuregelung dadurch unterlaufen, dass sie künftig von ihren Lieferanten wieder gedruckte Rechnungen verlangen. Alles andere würde sich für sie nämlich wegen des Aufwandes nicht rechnen. Und wer nicht gerade Hunderte von Bestellungen täglich bearbeitet, dem würde ich raten, jeder Sendung eine gedruckte Rechnung beizulegen. Dann interessiert nämlich nicht mehr, ob außerdem eine Rechnung per E-Mail rausgegangen ist. 
 

[Whiley]

Bei und sieht das ähnlich aus, wir versenden unsere (Agentur) Rechnungen immer als Papierrechnung.

Aber bei den eingehenden Rechnungen muß ich wohl was machen

 

Gut, aber im Zuge der Lösung der hier angerissenen Problematik wird wohl für mich auch eine Lösung abfallen.

---

Zurück zum eigentlichen Problem, wenn man mal unterstellt ich (und viele andere /s.o. Links) hätten recht und ab sofort müßten alle aus u. eingehenden geschäftlichen Mails archiviert werden, ist mein momentaner Stand:

 

1. Normale Mails in einem Archivierungspool sammeln (ev IMAP)

2. Shop-Ausgangsmails durch die oben durchgeführte Änderung der Mail.php in den gleichen Ordner automatisch hineinschieben.

3 Ordnerinhalt durch eine noch auszuwählende Archivierungssoftware gesetzeskonform ablegen. (nach 6 bis 10 Jahren löschen)

  Momentan habe ich in der engeren Auswahl:

  mailstore

  benno-mailarchiv

  barracuda

  mailpiler

  openArchive

 

  da gibts einiges zu testen

[distrax]

Das die oben genannte Lösung eben keine ist, sehe ich nicht ganz unähnlich. Es ist ja tatsächlich eine Email-Kopie.

 

Gibt es nicht die Möglichkeit, dass der Shop die ausgehenden Mails über den Mailausgangsserver eines IMAP Kontos verschickt werden? Somit wären die Mails ja automatisch und als "Original" im gesendet Ordner.

[Whiley]

 

Das die oben genannte Lösung eben keine ist, sehe ich nicht ganz unähnlich. Es ist ja tatsächlich eine Email-Kopie.

 

Auch bei der Papierlösung heftest du eine Kopie ab, das Original bekommt doch dein Kunde.

[Lausli]

Ist denn überhaupt irgendwo definiert, was unveränderbar sein soll? Ich kann alles verändern, wenn ich es möchte. Also, wenn ich meine E-Mails in .pdf konvertiere und diese sichere etc. dann ist das immer noch veränderbar. Soll ich mir von der Behörde das Archiv verschlüsseln lassen? Selbst das ist veränderbar, wenn auch mit Aufwand - kommt h alt auf das verwendete Format und Key länge an.

 

Außerdem: Wie soll ich das machen? Es ist doch überhaupt nicht möglich das nach dem HGB bzw. neuen Vorschriften zu realisieren.

 

Ich kann doch heut zu tage jedes Dokument einscannen und OCR bearbeiten. Schützen tut nur ein Wasserzeichen im Dokument aber: Selbst da hab ich 3 Anbieter so mal auf die Schnelle, die mir sowas zusenden, wenn ich die entsprechende Bestellung aufgebe. Außerdem hat das ja keiner von uns Online Shoppern.

 

Was interessiert es denn das Finanzamt, wann ich den Status einer Bestellung ändere? Wichtig ist doch nur, wann die Zahlung eingegangen ist und wann ggf. wieder retourniert wird.

 

Ich gehe mal davon aus, das es noch Monate dauert, bis es da eine halbwegs brauchbare Möglichkeit gibt, wenn überhaupt. Sollte das wieder so ein ganz spezieller Pfifferling aus dem Entwickler bereich sein kostet es dann wieder 200€ und oder ggf. dazu Monatliche Gebühren.

 

Fakt ist doch, dass ich nicht erkenne was nach dem Gesetz bzw. der Vorschrift "Unveränderbar" bedeutet. (fast)ALLES ist veränderbar, es sei denn der Gesetzgeber kennt eine Methode die Gesetze unseres Universums zu VERÄNDERN. Das ist nämlich in der Tat nicht veränderbar.

 

Somit hat das Gesetze nach meiner Auffassung überhaupt keine Berechtigung umgesetzt zu werden, weil es schlicht unmöglich ist. Oder habe ich da etwas übersehen?

Edited January 19, 2017 by Lausli (see edit history)

[Whiley]

 

Somit hat das Gesetze nach meiner Auffassung überhaupt keine Berechtigung umgesetzt zu werden, weil es schlicht unmöglich ist. Oder habe ich da etwas übersehen?

 

Die Uveränderbarkeit wird regelmäßig durch den Nachweis erbracht, daß keine Veränderung vorgenommen wurde (z.B. bei Papier durch Datum u. Unterschrift, Eingangskontrollstempel etc). In der Datenverarbeitung gibt es gleich mehrere Methoden mit denen man diesen Unveränderlichnachweis realisieren kann. Am bekanntesten sind.

 

- Signatur

- Prüfsummen u. Log

- kryptographisch signierte Zeitstempel nach Signaturgesetz

 

Die auf dem Markt befindlichen Archivierungsssteme, aber auch viele andere Programme nutzen derartige Verfahren, das ist Stand der Technik.

 

Bei dem Archivierungssystem, daß wir gerade testen (piler, kostenlos, Open Source) wird die sog. "digitale Signatur" eingesetzt.

 

Grüsse

Whiley

[eleazar]

Selbst auf die Gefahr hin, mich zu wiederholen, weise ich noch mal auf meinen Post #2 hin: https://www.prestashop.com/forums/topic/586916-e-mail-archivierung-ab-dem-01012017-pflicht/?do=findComment&comment=2483859

 

Es geht wirklich nur um Unternehmen, die ihre "Prozesse IT-gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form nachkommen".

Legt euren Sendungen eine Rechnung bei, die ihr wie bisher auch archiviert, setzt eine GoDB-fähige Finanzbuchhaltung ein - und niemand wird euch bei einer Prüfung nach den Status-Mails oder sonstigem Kleinkram fragen, sofern die abgelegten Belege die Buchungen plausibel und nachvollziehbar stützen.

 

Praktisches Beispiel, wenn du außer dem Internetgeschäft auch einen Laden hast: Schreibst du deinen Kunden eine handschriftliche Rechnung auf einem fortlaufend nummerierten Rechnungsblock mit Durchschrift und heftest letztere einfach ab, so reicht das für das Finanzamt aus. Setzt du dagegen eine elektronische Registrierkasse oder irgendein mit deiner EDV verbundenes Rechnungssystem ein, dann trifft dich die ganze Härte der GoDB und du musst allen Anforderungen genügen.

[Tomka1984]

Ich habe dieses Problem schon vor Jahren mit Mailstore so gelöst, das ich noch eine Zwischenbrücke hatte, das war damals aus Firmeninternen Gründen nötig und deswegen war die Schaltung mit Mailstore auch kein Problem. Das Szenario sah so aus:

 

Einkommende Email:
WWW ==> MAILSTORE (POP3) ==> INTERNER FIRMEN IMAP SERVER ==> USER

 

Ausgehene Email:

USER ==> MAILSTORE (SMTP) ==> WWW

 

Somit waren die Eingangs-/Ausgangsemail im Mailstore (inkl. Zertifikat) gespeichert und somit gegen Änderungen geschützt.

 

MFG

[Claudiocool]

Ich habe jetzt mal die send-function in der /classes/Mail.php manipuliert, indem ich für bcc eine feste (archivierungs)email-adresse eingegeben habe und das scheint zu funktionieren. Alle vom System an den Kunden generierten Mails habe ich zusätzlich bekommen.

 

Folgendes ist zu tun:

in den Ordner

override/classes eine Datei mit dem Namen Mail.php erstellen mit folgendem Inhalt:

[email protected] mit einer echten email-Adresse ersetzen

Dann noch im Ordner

/cache/  die Datei class_index.php löschen.

 

Vielleicht könnte jemand ein Feedback dazu geben.

 

Grüsse

Whiley

Hi Whiley,

 

Eigentlich müsste ja jeder, der irgendwelche Infos zu Bestelleingängen haben will, ohne ständig am BO dranzusitzen, Mailalerts nutzen. Wäre es da nicht praktischer, dort anzusetzen? Dann könnte man die dortigen Einstellungen wie die E-Mail-Adresse des Kopie-Empfängers verwenden und müsste dann bei einer Änderung der Mail-Adresse des Kopie-Empfängers nicht im Code rumbasteln.

[eleazar]

Und jetzt nochmal Step-by-Step zum Mitschreiben ...
 
1. Prestashop Version 1.4 bis 1.6.1.4

In der Datei /tools/swift/swift.php nach dem Code

 if ($recipients instanceof Swift_Address)
{
$list = new Swift_RecipientList();
$list->addTo($recipients);
}

folgendes einfügen:

$list->addBcc('[email protected]');

2. Ab Prestashop 1.6.1.5
 
Für die Datei /classes/Mail.php ein Override gleichen Namens im Verzeichnis /override/classes anlegen mit folgendem Inhalt:

<?php

class Mail extends MailCore
{

    public static function Send($id_lang, $template, $subject, $template_vars, $to,
        $to_name = null, $from = null, $from_name = null, $file_attachment = null, $mode_smtp = null,
        $template_path = _PS_MAIL_DIR_, $die = false, $id_shop = null, $bcc = null, $reply_to = null)
    {

        $bcc = '[email protected]';

        return parent::Send($id_lang, $template, $subject, $template_vars, $to,
            $to_name, $from, $from_name, $file_attachment, $mode_smtp,
            $template_path, $die, $id_shop, $bcc, $reply_to);

    }

}

Für den Fall, dass bereits ein Override für die Funktion send vorhanden ist, vor dem Code "return parent::Send ..." die Adresse wie oben beschrieben einfügen:

$bcc = '[email protected]';

@Claudiocool

Das Modul mailalerts würde nicht ausreichen, da es nicht alle Kundenmails überträgt, sondern nur die order_conf.

[Claudiocool]

Ich häng mich da nochmal kurz mit dran, weil ich eine Idee brauche....

 

Wir haben relativ viele Kundenanfragen, die leider teilweise mit fehlerhaften e-Mail-Adressen kommen. Jetzt wäre die Idee, da eine Übermittlungsbestätigung für uns mit dranzuhängen, also wie an es z.B. bei Outlook optional haben kann, um zu sehen, dass die Mail angekommen ist. Da der Interessent ja eine Mail bekommt, würden wir dann eine Bestätigung bekommen, so sieht man auch gleich, ob es sich lohnt, hier Zeit zu investieren. dasselbe z.B. wenn der Kunde per Vorkasse bestellt, hier wäre das auch nützlich, um zu sehen, ob die Mail angekommen ist.

 

Weiterer Hintergrund ist, dass im Moment viele Mailserver derart "scharf" eingestellt sind, dass man da teilweise sofort in den Filter fliegt, obwohl alle Settings am Server optimal eingestellt sind, inkl. DKIM usw.

[Vitago GmbH]

Am 19.4.2017 um 4:08 PM schrieb Claudiocool:

Ich häng mich da nochmal kurz mit dran, weil ich eine Idee brauche....

Weiterer Hintergrund ist, dass im Moment viele Mailserver derart "scharf" eingestellt sind, dass man da teilweise sofort in den Filter fliegt, obwohl alle Settings am Server optimal eingestellt sind, inkl. DKIM usw.

Mir ist bewusst dass der Thread schon etwas älter ist, möchte aber dennoch gerne einen Tipp geben.

Wir bekommen täglich an die 200 - 400 Mailanfragen, dazukommen die Mails von Bestellungen, Statusänderungen, Rechnungsversand, Angabe falscher E-Mail Adressen und und und. Das alles führte dazu dass unsere Mails in den Filter flogen und wir von gmail, Yahoo, hotmail gesperrt wurden bzw. alle Mails in den Spam landeten. Leider sehen nur wenige Kunden in den Spam Ordner, was leider oft zu Frust und viel Ärger führte, insbesondere wenn einem dann Post vom Inkasso ins Haus fliegt.

Wir haben uns dann dafür entschieden die Mails über Amazon - SES zu versenden, die Einrichtung war für uns zwar nicht ganz einfach und mit viel Aufwand verbunden, aber es hat sich gelohnt. Der Service ist kostenpflichtig, dafür aber könnten wir jetzt Millionen Mails versenden (auch Werbung) und landen immer dort wo sie sein sollen, nämlich im Posteingang.  

Lg