[B2B] signer électroniquement ses factures

[Lactor]

Bonjour, bonjour !

 

Je ne sais pas si je suis dans la bonne section du forum, mais puisqu'il faut que j'adapte ma version PS 1.6.0.8 au mode B2B, dans le doute, je poste ici.

 

Ce que j'aimerais savoir, c'est s'il est possible de signer électroniquement les factures envoyées à partir de prestashop, et, si oui, comment ?

Nous avons déjà le certificat de signature (nous l'utilisons pour nos produits), mais comme nous nous adressons à des entreprises, nous nous devons d'authentifier tous nos documents (c'est un peu lourd comme tournure dephrase, ça...) .

 

Je poste, car je n'ai pas trouvé d'aide vraiment, ni sur le forum, ni ailleurs sur le net.

Ma grande question est : est-ce possible de mettre le tampon d'authentification sur tout document sortant du site, de manière automatique ?

Si non, est-ce possible de rediriger le flux de tous les documents sortants (mails, factures, bons de commande, ...) vers un autre serveur qui possède déjà le certificat et qui redistribue les documents aux "vrais" destinataires ?

 

Pour l'instant, le site n'est pas encore en ligne, mais c'est une question importante qui pourrait empêcher notre business de fonctionner...
Merci d'avance, bonne journée !

 

Okar

[Lactor]

Hello, un petit up, désolée.

Ce topic peut intéresser tout autre commerçant dans le B2B, car les factures électroniques sont soumises à certaines lois européennes (la réglementation a changé il y a peu).

Si quelqu'un a une solution pour signer automatiquement toute factures sortant de boutiques en ligne, ça serait sympa.

 

Bonne journée,

 

Okar

[Mediacom87]

Bonjour,

 

encore faudrait il que quelqu'un comprenne le concept même de la signature électronique, qu'il soit utilisateur de Prestashop et qu'il passe sur le forum. Donc pas facile tout cela.

 

Par contre je ne connaissait pas de commerce qui ne peuvent fonctionner sans signature électronique je me demande même depuis toujours quel est l'intérêt de ces "signature électronique". Mais bon je sors du topic de départ.

 

Quelle technologie utilisez vous pour signer les documents ?

C'est une signature des pièces jointe ou du mail complet ?

[Mediacom87]

Bon, j'ai un peux plus regarder ce qu'était la signature électronique.

 

Que souhaitez vous signer comme documents ?

Votre certificat est contracté chez qui et proposent ils une API de développement ou intégrer leur solution ?

 

Si vous ne souhaitez pas divulguer publiquement ces informations, n'hésitez pas à me contacter en privé.

[Lactor]

Bonjour, désolée de répondre aussi tardivement !

 

"encore faudrait il que quelqu'un comprenne le concept même de la signature électronique"

->La signature électronique est un "tampon" électronique attestant de la valeur réelle des documents concernés. La signature électronique est utilisée pour que les documents électroniques aient autant de valeur que des documents papier. Dans notre cas, la facture aux entreprises. Ces documents sont soumis à certaines réglementations (après, ce topic n'est pas là pour les exposer, le site du gouvernement expliquera tout ça mieux que moi). Pour nous, les factures électroniques remplaceront réellement les factures papier. Le pdf que Prestashop envoie automatiquement n'est qu'une forme de notification, et le client est en droit de réclamer une facture papier car la facture n'est pas attestée comme étant officielle (pas de signature, pas de CGV envoyées avec, etc).

 

"Par contre je ne connaissait pas de commerce qui ne peuvent fonctionner sans signature électronique je me demande même depuis toujours quel est l'intérêt de ces "signature électronique". "

-> une entreprise de dématérialisation, entre autre. (:  Accessoirement, les acteurs du B2B qui voudraient passer de la facture papier à la facture électronique et qui ont assez de sous pour se payer leur propre certificat, mais ça ne court pas les rues.

 

"Que souhaitez vous signer comme documents"

-> toutes les factures qui sont envoyées automatiquement à nos clients.

 

"Quelle technologie utilisez vous pour signer les documents ?"

-> Un certificat approuvé (acheté chez ChamberSign) de niveau 2. Ce n'est pas moi qui me suis occupée de l'installation du certificat, mais il est en tout cas présent sur notre serveur. Nous pouvons déjà rediriger toutes nos autres factures vers celui-ci pour qu'il les signe, mais Prestashop me pose un souci. Les factures sont générées et envoyées automatiquement au client. Ce que je voudrais savoir, c'est s'il est possible de rediriger la facture vers le serveur avec le certificat avant d'envoyer réellement la facture (la seconde partie est déjà réalisée, ce qu'il nous manque c'est la "redirection").

Pour un peu plus d'infos à propos des certificats existants : http://www.chambersign.fr/certificat-electronique-pour-chaque-besoin/

 

Ce serait sympa si vous pouviez m'aider un peu, au niveau de la redirection. Je compte par la suite développer un module pour que les autres personnes qui auraient ce besoin spécifique de signer leurs documents puissent le faire sans galérer autant que moi ^^

 

Bonne journée,

 

Okar

Edited October 15, 2014 by okar (see edit history)

[Mediacom87]

Merci pour ces précision, par contre leur site n’explique pas du tout comment faire pour signer un document pdf.

 

Donc vous dites rediriger avant d'envoyer mais plus précisément que faut il faire ?

 

Certaines entreprise proposant des signatures électroniques ont des API permettant de signer directement lors de la génération de la facture par Prestashop mais chez celui ci ne donne pas d'information.

 

actuellement comment ce passe t'il si vous avez un document pdf à signer ?

[Lactor]

Je vais vous expliquer tout notre processus, par contre, cela rentre dans le domaine de la gestion électronique des documents, je risque d'utiliser certains termes spécifiques... (le nous est ici au sens "l'entreprise entière")

Lorsque nous envoyons une facture de chez nous à un client, nous faisons transiter ce document dans notre GED (gestionnaire électronique de Documents), nous le scannons, nous l'envoyons dans le workflow, nous apposons le tampon du certificat (il me semble qu'il modifie le document pour le signer de l'intérieur, et ne fait pas que se mettre dessus). Tout ceci est automatisé, hein.

Une fois que le document est signé, il est envoyé dans une bannette de courrier, d'où il est envoyé à une autre bannette courrier située côté client.

 

Pour nos factures Prestashop, il s'agira de faire quasiment la même chose, en fait. Sauf que les clients que nous aurons par Prestashop n'auront pas de bannette courrier (cela fait partie de la GED). Donc il faut retravailler le processus d'envoi automatique de Prestashop pour envoyer sur notre serveur avec le certificat. Nous pouvons lire des adresse mail directement dans un document pdf, donc c'est très simple pour nous de recevoir un pdf avec une adresse mail, d'apposer le tampon et de renvoyer à l'adresse mail contenue dans le pdf (le mail client, donc). L'étape de signature et d'envoi est simple, nous le faisons depuis longtemps. Ce qu'il nous manque c'est récupérer automatiquement la facture envoyée par prestashop pour la faire transiter chez nous (j'ai fait un petit schéma, en pièce jointe). Accessoirement, non, nous ne disposons pas d'API pour signer nos factures (de ce que j'en sais).

Edited October 15, 2014 by okar (see edit history)

[LBCPoster]

Vous utilisez le même certificat pour le ssl et pour signer vos documents?

 

Il n'est pas nécessaire d'avoir une Api pour signer une application ou un document. Par contre, l'api est utile pour avoir un timestamp de sorte que la signature sera toujours reconnue même lorsque le certificat sera expiré.

[Lactor]

Non, le certificat qui signe les documents est vraiment spécifique.

Effectivement, nous n'avons pas besoin d'API pour ça. Sur notre GED interne, ça marche nickel. Mais nous voudrions étendre ce certificat sur la boutique. Et c'est là, le problème, comme Prestashop envoie automatiquement ses factures, et bien à part essayer de "rediriger" le flux des factures envoyées vers notre serveur avec le certificat, il n'y a pas énormément de solutions...

[D-fox]

Bon évidemment répondre a un topic 3 ans après, ce n'est pas très utile...

1.
Il existe des serveurs de signature qui fonctionnent comme un VPN, on leur envoi l'email a signer, il le signe, et envoie au destinataire.
Celui-ci est un exemple: https://www.swisssign.com/fr/signing/comparaison-de-produits-signing

 

2.
Les emails peuvent aussi être signés (et parfois cryptés) avec l'ajout d'un certificat, et un client email, comme par exemple outlook.
il suffit d'acheter le certificat et son support (dongle usb) ici : https://postsuisseid.ch/fr/informations-sur-les-produits

3.
Les documents PDF peuvent être signés numériquement aussi avec la même clé usb et certificat personnel (voir point 2)


Le souci c'est que prestashop n'a pas actuellement de solution ni aucun module, qui ajoute directement le certificat aux factures ni aux emails. Donc il faudrait s'envoyer une copie des emails et PDF, les signer et les renvoyer au client.

 

Donc il y a des solutions MAIS...

Effectivement, la loi en Suisse change (en France aussi), bientôt SEULEMENT les factures qui sont électroniquement signées (et envoyées par voie électronique), sont valables pour la compta et la TVA. Ceci dit en passant, tout le monde actuellement, envoie des factures PDF par email... Mais la loi va se durcir.

Evidemment, les factures papier par courrier restent aussi valables. Mais si on envoie par email, les factures doivent être authentifiées par une e-signature. Signature électronique qui démontre que le document n'a pas été modifié depuis sa création, et qu'il est émis par l'entreprise qui l'envoie.

Bon ça c'est la musique du futur (2-5 ans), les lois ne sont pas encore "rigoureuses" sur ce sujet.

Pour l'archivage le problème est tout autre, afin de garantir que les documents seront lisibles dans 10 ou 20 ans, par n'importe quel système, Adobe nous a sorti la norme PDF/a, qui encapsule les fontes, le texte et des metadonnées obligatoires en format XMP.  Aussi ce format interdit l'encryptage ou mot de passe, ou toute action qui visera à limiter la lisibilité dans le futur.

Donc théoriquement tous les documents scannés doivent être au format PDF/a et seulement ainsi on peut les archiver "légalement", si non il faut garder le bon vieux papier. La plupart des GED (Gestion électronique des documents) sont encore lacunaires sur ce sujet, c'est au moment du scan que le format PDF/a est défini, puis uploadé sur la GED ainsi.

Ce que je n'ai pas encore compris c'est comment assurer une longévité d'archivage des documents signés numériquement, car une fois signés ils ne peuvent pas être modifiés et donc archivés et PDF/a. La e-signature, a une limite de temps (1 a 3 ans) c'est à dire que de ce que je comprends un document e-signé, ne le sera plus dans 5 ans.... je reste pensive.

De plus pour ajouter au désordre ambiant sur ce sujet... les documents e-signés, ça ne sert à rien des les imprimer, puisque la signature est seulement valable sous la forme électronique...

Donc ma réponse à ce topic... Lactor ... c'est que c'est trop tôt... personne n'est prêt... la dématérialisation est en cours... mais personne ne l'applique et  sait comment ça fonctionne....

références:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32010L0045&from=FR

https://www.estv.admin.ch/estv/fr/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-geschaeftsverkehr/erlaeuterungen-zur-eldi-v.html#1292673308
https://fr.wikipedia.org/wiki/PDF/A-1

 

 

Edited April 16, 2017 by D-fox (see edit history)